(Được tạo bởi Quản trị viên 2 - 01-01-2016)

1. Chuẩn bị

Nên thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng mọi dữ liệu, thực tế và thông tin về nhu cầu và những thông tin cơ bản của đối phương, kể cả mục tiêu đàm phán của họ.

Công tác chuẩn bị khá quan trọng với mọi cuộc đàm phán. Hãy tìm hiểu tất cả những gì có thể về phía đối tác để hiểu được mong muốn và nhu cầu của họ, giúp đạt thỏa thuận chung có lợi cho đôi bên. Hãy tin ở bản thân mình và nhận định của mình, và đừng để phía bên kia buộc mình phải chấp nhận một thỏa thuận mà chưa có sự chuẩn bị. Nếu chuẩn bị tốt sẽ hiểu nhiều về phía đối tác và có khả năng tự đặt mình vào hoàn cảnh của họ và nghĩ theo cách nghĩ của họ.

07 bước có thể thực hiện để chuẩn bị:

• Bước 1: Xem xét những mối quan tâm của phía mình và phía đối tác. Sau đó lập danh sách những mối quan tâm chung.
• Bước 2: Brainstorming để đi đến thỏa thuận. Làm cách nào và lựa chọn nào để tạo giá trị?
• Bước 3: Cân nhắc để thêm những tiêu chuẩn mang tính pháp lí và công bằng.
• Bước 4: Nghĩ về lựa chọn thay thế cho cả hai bên. Lựa chọn nào cần có nếu không đạt thỏa thuận? Những giải pháp thay thế nào bên kia có thể trình bày?
• Bước 5: đảm bảo thông tin về đối phương và chia sẻ thông tin khi cần
• Bước 6: thẩm định lại mối quan hệ với đối phương. Hiện tại mối quan hệ đang ở đâu? Mối quan hệ có thể tiến triển như thế nào? Tại sao? Làm thế nào để cải thiện?
• Bước 7: Cân nhắc về cam kết. Mức độ có thể thực hiện được cam kết? Có Ủy ban/ Hội đồng nào được thành lập để bỏ phiếu lựa chọn thỏa thuận cuối cùng không? Cấp lãnh đạo nào của phía bên kia sẽ tham dự buổi đàm phán và phía đối phương có thể thực hiện thỏa thuận đến mức độ nào? Cần thực hiện những bước nào để tiến hành thỏa thuận cuối cùng?

2. Bắt đầu đàm phán

Bên “nhập cuộc” trước sẽ có nhiều khả năng kiểm soát tình hình hơn khi kết thúc. Ví dụ, khi bắt đầu bằng cách hỏi bên kia về việc khoản đóng góp của họ là bao nhiêu, bên mở đầu sẽ kiểm soát được diễn biến câu chuyện tiếp theo.

Tránh mở đầu buổi đàm phán bằng một bài trình bày khẳng định những kỳ vọng của bản thân. Giữ những câu hỏi cho đến lúc cuối. Nếu phía đối tác đề nghị yêu cầu của họ trước, khi đó hãy lịch sự trình bày những nguyện vọng của phía mình. Điều này sẽ tạo cơ hội nhiều hơn để đàm phán thành công.

3. Trong quá trình đàm phán

• Mọi thứ nên được ghi lại giấy trắng mực đen: Vì mục tiêu cuối cùng của đàm phán là đi đến thỏa thuận cuối cùng nên cần ghi nhận lại mọi thứ. Các thỏa thuận sẽ dễ hiểu hơn khi được viết thành văn bản.
• Đừng bày tỏ cảm xúc: Giữ cho cái đầu lạnh và bỏ qua cái tôi cá nhân là những điều khá quan trọng để thực hiện một giao dịch thành công. Nếu cảm thấy bực bội nóng giận trong lúc đang đàm phán, hãy dành 5 phút nghỉ ngơi để tái định vị vấn đề và trở lại với một cách nhìn mới mẻ. Những nhà đàm phán giỏi biết cách giữ cho tinh thần ở trạng thái ổn định. Các phản ứng và cảm xúc sẽ ảnh hưởng đến nhận thức và chịu phản ứng ngược.
• Hình thức đàm phán: Có 2 hình thức đàm phán có thể diễn ra

Đàm phán tùy theo quan điểm (Positional bargaining hay distributive negotiation): liên quan đến việc tranh luận về một vấn đề gì đó. Hai bên có quan điểm mâu thuẫn nhau về nhu cầu và giới hạn. Việc đàm phán sẽ chỉ một bên có lợi. Bắt đầu từ hai vị trí đối lập nhau, hai bên sẽ nhượng bộ dần để tiến đến một thỏa thuận chung, làm sao để nhượng bộ càng ít càng tốt. Tuy nhiên, bắt đầu theo cách này sẽ làm cho cuộc đàm phán trở nên căng thẳng. Mặc cả tùy theo quan điểm giống như khi hai bên cùng tranh giành nhau một phần bánh hạn chế. Đàm phán theo cách này chỉ nên thực hiện khi chốt giá, thỏa thuận về một vấn đề nào đó với một bên có những lợi ích ngầm mâu thuẫn với bên mình, hay khi đang rơi vào khủng hoảng.

Đàm phán nguyên tắc (Principled negotiation), cũng được biết đến như đàm phán tích hợp, là một dạng đàm phán khác mà hai bên làm việc chung với nhau để tạo nên một thỏa thuận có giá trị mà cả hai bên đều hài lòng với kết quả và mối quan hệ. Đàm  phán nguyên tắc tạo môi trường hợp tác trong đó hai bên cùng chia sẻ những mối quan tâm và làm việc cùng nhau để tạo nên một giải pháp có lợi. Hai bên hiểu nhau và tin cậy lẫn nhau, trong lúc vẫn sáng tạo trong cách giải quyết vấn đề chung. Thay vì nghĩ theo quan điểm của mình, hai bên nghĩ đến những lợi ích có thể đạt được và vấn đề cần giải quyết. Đàm phán nguyên tắc giống như khi hai bên đến với nhau cùng nghĩ cách làm cho phần bánh to hơn và có lợi cho cả hai bên để chia sẻ cùng nhau.

• Phong cách đàm phán: có 5 phong cách có những điểm thuận lợi và bất lợi riêng và nên có chiến lược phù hợp với mỗi phong cách.

Phong cách cạnh tranh thường tạo ấn tượng nhà đàm phán là người hiếu chiến và có chiến lược. Phong cách này phù hợp khi cần đàm phán nhanh và không có nhiều lựa chọn, như khi đàm phán về giá cả. Phong cách này dễ ảnh hưởng đến mối quan hệ sau đàm phán.

Phong cách dễ dãi:  Nhà đàm phán sẵn sàng cung cấp thông tin và chịu nhượng bộ, thậm chí để cho phe đối phương thắng thế. Phong cách này phù hợp khi đặt mối quan hệ lên trên, và cần khi muốn duy trì hay hàn gắn mối quan hệ.

Phong cách tránh né là dạng thụ động tích cực, đi đường vòng thay vì trực tiếp vào vấn đề. Thay vì thỏa hiệp, nhà đàm phán tránh đề cập đến vấn đề. Khi đó có thể tránh những cảm xúc tiêu cực và chú trọng vào chỉ những con số để đi đến thỏa thuận. Phong cách này phù hợp với những vấn đề đơn giản và có trọng tâm.

Phong cách thỏa hiệp cần sự phối hợp của cả hai bên, mỗi bên nhượng một chút. Cuối cùng kết quả có thể là không có bên nào thắng, nhưng hai bên đều được kết quả tương đối công bằng cho mỗi bên. Với phong cách này, không có bên nào được hưởng lợi ích tốt đa nhưng quan hệ được duy trì tốt đẹp.

Phong cách hợp tác đảm bảo cho yêu cầu của các bên liên quan đều được đáp ứng. Các bên cùng brainstorming để tạo ra giá trị chung và nghĩ ra phương thức sáng tạo để hợp tác giải quyết vấn đề. Hợp tác sẽ giúp tạo ra giá trị và được sử dụng cho hình thức đàm phán nguyên tắc. Tuy nhiên, để thực hiện phong cách này các bên cần tốn khá nhiều công sức và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Cách này không phù hợp với những nhà đàm phán hiếu chiến. Các nhà đàm phán cần biết cách làm sao để chia sẻ thông tin mà không bị lợi dụng.