(Được tạo bởi Quản trị viên 2 - 01-01-2016)

Các nhà quản lý xuất khẩu thường bị quá tải với những cuộc gọi và email từ đối tác. Nhiều thỏa thuận thực sự có giá trị do chúng mang lại doanh số bán hàng, một số các yêu cầu khác không mang tính thực tế và không mang lại lợi ích.

Sau đây là 10 bí quyết để xác định hiệu quả những thư hỏi hàng nghiêm túc từ các đối tác tiềm năng.

1. Lập danh sách nhà phân phối hiện tại trên trang web của mình: Thói quen này cung cấp cho khách hàng tiềm năng và hiện tại một địa chỉ địa phương để liên hệ khi cần. Điều này cũng làm nản lòng những nhà phân phối khác từ quốc gia đó thực hiện những cuộc gọi không hiệu quả.

2. Công khai những điều kiện lựa chọn đối tác xuất khẩu: Tạo một lá thư cơ bản giải thích các điều kiện chọn đối tác mới. Ví dụ có thể ghi đoạn như sau: “Thương hiệu X hiện có mặt tại 12 quốc gia và là nhà tiên phong trong lĩnh vực Y. Chúng tôi mong có thể thiết lập nhà phân phối địa phương tại một số quốc gia để tham gia vào quá trình phát triển sắp tới của chúng tôi. Các ứng viên cần có lịch sử thành công trong việc giới thiệu các thương hiệu quốc tế khác và có một danh mục tương đối tốt về nhà nhập khẩu, chuỗi cung ứng, các tài khoản kinh doanh chủ yếu, và các dịch vụ tại các cửa hàng phân phối”.

3. Lập bảng dữ liệu về ứng viên phân phối:Tạo cho mỗi ứng viên một trang theo mẫu sẵn với những thông tin chủ yếu. Có thể là một ứng dụng chạy trên website và xuất hiện trên mục Liên hệ (“contact”) trên trang web của công ty. Các dữ liệu đầu vào chính bao gồm số năm hoạt động kinh doanh, qui mô công ty, trang web, số nhân viên, các chi nhánh… Các liên hệ tham chiếu cũng rất cần thiết.

4. Trả lời thư hỏi hàng: Gửi Bảng điều kiện lựa chọn đối tác và Bảng dữ liệu về ứng viên cho mọi cuộc gọi và email hỏi hàng. Hướng dẫn ứng viên nên xem xét các điều kiện và hoàn thành Bảng dữ liệu nếu họ thấy phù hợp với khả năng và chiến lược xuất khẩu của công ty. Thông báo với họ rằng một nhân viên trong bộ phận xuất khẩu sẽ liên hệ với họ khi bảng dữ liệu đã hoàn thành 100%. Trong thực tế nếu ứng viên không đủ năng lực hay “đáng nghi” thì sẽ không hoàn thành bảng dữ liệu (Ta có thể loại bỏ).

5. Đăng danh sách “Cần tìm nhà phân phối”: Trên trang web của công ty nên đăng danh sách các quốc gia mà công ty đang tìm kiếm đối tác. Danh sách này sẽ khích lệ các thư hỏi hàng từ các quốc gia mục tiêu và giúp công ty “điền vào chỗ trống” trên bản đồ xuất khẩu.

6. Kiểm tra những ứng viên có tiềm năng: Bước đầu là tham quan trang web của ứng viên (nhà phân phối). Bước tiếp theo là xem xét những dữ liệu từ các thương hiệu trên Bảng dữ liệu mà họ gửi về. Những liên hệ tham chiếu từ các giám đốc xuất khẩu cho các thương hiệu hàng đầu là một tín hiệu tích cực. Đối với các thị trường mới, cần kiểm tra cả về uy tín người hỏi hàng.

7. Cảnh báo số 1- Ứng viên không có website: Điều này cho thấy nhà phân phối hay doanh nghiệp còn nhỏ lẻ và có thể không đáp ứng được những cam kết cũng như đi sai hướng. Cũng nên tránh các ứng viên không chịu cung cấp thông tin tham chiếu từ các thương hiệu khác.

8. Cảnh báo số 2- Mọi vấn đề xoay quanh chuyện giá thấp: Nên cẩn thận với các ứng viên chỉ chú trọng đến việc có được danh mục giá cả hàng hóa xuất khẩu. Cũng nên thận trọng trước những nhà phân phối tình nguyện lựa chọn lấy hàng từ nhà máy hay những người mong muốn có nhãn hàng tiếng Anh dù ngôn ngữ của họ không phải là tiếng Anh.

9. Những câu hỏi cần thiết: Nhà phân phối (tiềm năng) sẽ lên kế hoạch phân phối hàng của công ty như thế nào? Các động lực chủ yếu của danh mục hàng hóa tại địa phương? Việc tính giá sẽ như thế nào? Ứng viên có thể chia sẻ một câu chuyện thành công khi phân phối sản phẩm khác từ quốc gia của họ không?

10. Mời những ứng viên nghiêm túc đến làm việc: Lựa chọn ưu tiên là thăm một nhà phân phối tại chính thị trường địa phương của họ để xem cách thức điều hành và hoạt động của doanh nghiệp họ. Điều này lại không dễ thực hiện, đặc biệt với những quốc gia nhỏ hay ở xa. Tuy vậy, việc mời ứng viên đã được chọn lọc đến trụ sở để làm việc và họ sẵn lòng gặp mặt sẽ cho thấy sự quan tâm và động lực từ phía họ.